Em um determinado momento sua impressora atual passa a não atender mais as necessidades de produtividade, funções e principalmente custos, com isso é necessário a tomada de uma decisão: comprar uma nova impressora ou locar ?

Para tomar a decisão correta é necessário pontuar algumas questões e principalmente diagnosticar o perfil dos trabalhos que serão executados e a importância dos documentos que serão produzidos.

• Eu ou alguém da minha empresa tem conhecimento básico de hardware, software ou informática ?

Quando nos propomos a comprar um equipamento é necessário termos conhecimento básico para utilização e também para a solução de possíveis “problemas” que possam ocorrer. As impressoras possuem leds informativos e códigos de erro que são básicos e estão descritos em seu manual, mas devido a rotina árdua de trabalho o usuário ou proprietário não consegue diagnosticar com rapidez o que está havendo podendo ser de uma simples falta de suprimento, atolamento de papel á algo mais complexo como defeito na fusão, cabeça de impressão, fonte ou placa. Nestes casos é importante ter conhecimento ou ter contato de uma empresa que poderá lhe auxiliar na solução rápida, pois seu trabalho não pode parar.

• Posso ficar um ou mais dias sem imprimir ?

Se o seu trabalho não pode ficar sem impressão por um ou mais dias a melhor escolha pode ser um contrato de locação que forneça atendimento rápido e equipamento de backup garantindo assim a continuidade dos processos mesmo com um problema. Para quem ainda prefere a aquisição é recomendado ter um ou mais contatos de técnicos que possam lhe atender com rapidez e ter ainda um equipamento de menor porte de backup para que as impressões possam ser direcionadas a ele até que o problema seja resolvido. Deve-se ficar claro que a responsabilidade do funcionamento do equipamento é de quem o comprou, com isso não terceirize a responsabilidade do perfeito funcionamento deste a técnicos avulsos onde estes talvez não possam lhe atender no momento de maior necessidade por priorizarem os clientes de contrato.

• Tenho fácil acesso a suprimentos de qualidade e preço baixo, suporte técnico e peças do equipamento que vou comprar ?

Muitos clientes vão em grandes magazines e em contato com o “vendedor” do setor acabam sendo influenciados a comprar um determinado modelo de equipamento, porém logo na sua primeira troca de suprimento este se depara com uma grande dificuldade em encontra-lo ou muitas vezes tem alto custo e baixo rendimento. Por isso na hora de escolher o equipamento contate uma empresa especialista em impressão que poderá recomendar modelos que possuam funções para otimizar processos de trabalho, além de proporcionar baixo custo de impressão e de manutenção e menor risco de intervenções técnicas. Quanto maior o investimento no hardware menor o custo para mantê-lo.

• Tenho tempo para gerenciar consumo de suprimentos ou mesmo instalar um driver de impressão ?

Em sua grande maioria os perfis de clientes com equipamento próprio não gerenciam os rendimentos de suprimentos, peças consumíveis e programação de manutenção; da mesma forma que não possuem tempo para instalar softwares que poderiam lhe auxiliar nesta gestão. Isso ocorre por centralizarem esforços na sua função principal dentro da empresa, o que é sem dúvidas o correto. Ao adquirir um equipamento semi ou profissional é importante ter conhecimento sobre relatórios, portal de downloads do fabricante e procedimentos básicos em geral,  caso não tenha procure um fornecedor que possa lhe auxiliar nestes momentos controlando o rendimento de páginas e alertando sobre a necessidade de manutenções preventivas evitando assim paradas repentinas por falta de manutenção.

• Faça conta de imprevistos, pois estes irão lhe custar alguns reais que não estão sendo contabilizados no processo de compra.

Imprevistos com equipamentos sempre ocorrem, com isso é necessário antes de comprar um equipamento orçar o custo de um atendimento técnico corretivo ou preventivo e qual prazo máximo de atendimento. Se o calculo comparativo entre aquisição ou locação for somente o custo do hardware diluído pelos meses de vigência e o consumo médio de suprimentos sua conta esta ERRADA. Um contrato de locação cobre atendimento corretivo e preventivo, equipamento de backup, consultoria para melhor produtividade dos departamentos e principalmente lhe assegura o funcionamento quase que ininterrupto do departamento. É claro que para empresas que imprimem uma quantidade baixa a aquisição ainda pode ser uma boa opção visto que o risco de problemas é menor e o custo aleatório de um chamado técnico avulso não irá prejudicar o orçamento do mês, além de as rotinas serem simples e qualquer equipamento multifuncional atender perfeitamente a essa demanda.

Contudo há perfis de negócios que se beneficiam na compra e outros que funcionam melhor com a locação. Os pontos destacados aqui podem lhe auxiliar nesta decisão e independente de qual for a sua escolha você pode contar com a Guarutoner que poderá lhe auxiliar nesta escolha e ainda atender de forma integral ambas opções com atendimento avulso, consultoria avançada para desenvolvimento de parque de impressão e também com projetos de locação de acordo com sua necessidade.

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